Firmenwagen im Überblick

Das Angebot eines Firmenwagens überzeugt den Arbeitnehmer oft endgültig von einem Stellenangebot. Aber auch in einem bereits bestehenden Beschäftigungsverhältnis verstehen die Mitarbeiter den Dienstwagen vor allem als eine Gehaltsaufbesserung.

Deshalb ist ein Dienstwagen für den Beschäftigten zunächst eine sinnvolle Angelegenheit. Denn nicht jeder erhält ein derartiges Privileg, das auch von einer gewissen Wertschätzung zeugt und mit einem zunehmenden Prestige verbunden ist. Außerdem entfallen die Kosten für die Anschaffung eines eigenen Wagens. Für den Unterhalt, Wartungen und Reparaturen kommt das Unternehmen auf. Auch den Wertverlust trägt der Arbeitgeber.

Was versteht man unter einem Firmenwagen?

Das entscheidende Merkmal eines Dienstwagens (auch Geschäftswagen) ist aber seine hauptsächliche Nutzung für den beruflichen Zweck. Vornehmlich dient er also dem Betrieb, und für den Vertrag mit seinem Mitarbeiter erfindet der Chef gern seine eigenen Regeln. Denn der Gesetzgeber hält sich weitgehend raus, vieles ist also möglich. Der Beschäftigte erwartet meist, dass er den Wagen auch privat nach seinen Vorstellungen nutzen darf. Dann sind die Bedingungen genau zu beachten und vertraglich festzuhalten. Unterschiede ergeben sich in fiskalischer Hinsicht bei beruflicher oder privater Verwendung, weil der Firmenwagen auch die Steuererklärung des Mitarbeiters beeinflusst.

Im Arbeitsvertrag regeln die Vorgaben der Firmeninhaber und der Beschäftigte die Einzelheiten der privaten Nutzung. Besteht bereits eine Vereinbarung, ist ein Änderungs- oder Zusatzvertrag empfehlenswert. Der Arbeitgeber wird die für ihn passenden Beschränkungen formulieren. Ohne eine genaue Festlegung bleibt die Nutzung auf eine bestimmte Person beschränkt, das kann der Chef selbst oder ein Beschäftigter sein. Weitere Nutzungsrechte sind möglich, etwa für die Ehefrau oder volljährige Kinder, auch für Freunde oder Bekannte. All diese Bestimmungen werden im Vertrag festgehalten. Eine Kontrolle der Vorgaben ist jedoch nicht in jedem Fall möglich und auch nicht zwingend.

Der geldwerte Vorteil des Firmenwagens:
Fahrtenbuch oder 1 Prozent Regelung?

Bei einer privaten Nutzung durch den Mitarbeiter entsteht im Grunde eine außerordentliche Vergütung als Sachleistung durch den Arbeitgeber. Damit erhöht sich aber auch das Einkommen des Beschäftigten, was wiederum für das Finanzamt von Interesse ist. Der Sachbearbeiter erkennt bei einem Firmenwagen zuverlässig einen geldwerten Vorteil, der sich nach seiner Rechnung aus zwei Komponenten zusammensetzt.

Zum einen erhöht sich das Einkommen des Mitarbeiters um ein Prozent vom Anschaffungspreis des Dienstwagens. Zu diesem Pauschalbetrag kommt die Entfernung zum Arbeitsplatz hinzu. Für jeden Kilometer berechnet der Steuerbeamte deshalb 0,003 Prozent vom Bruttolistenpreis.

Auf dieser Grundlage hier eine Beispielrechnung für den geldwerten Vorteil:

Kaufpreis (laut Liste): 25 000 EUR
Weg zum Arbeitsplatz: 30 km

Der Beamte rechnet:
Ein Prozent vom Anschaffungspreis sind 25 000 EUR mal 0,01, also 250 EUR.

Für die gefahrenen Kilometer gelten 0,0003 mal 25 000 EUR mal 30 Monatstage, nämlich 225 EUR. Insgesamt erhöhen sich die Einnahmen des Arbeitnehmers durch den geldwerten Vorteil also um 250 plus 225 EUR, macht insgesamt 475 EUR.

Das Finanzamt hat also außer auf das normale Einkommen auch einen Anspruch auf den Steueranteil von diesen 475 Euro. Der Beschäftigte zahlt durch den geldwerten Vorteil deshalb mehr Steuern, und auch die Sozialabgaben erhöhen sich. Der Nettolohn sinkt also, und die genaue Differenz zum Brutto muss der Betroffene individuell feststellen und mit den Kosten eines Privatfahrzeugs vergleichen.

Sonderfälle des geldwerten Vorteils

Laut Paragraph 6, Absatz 1, Nummer 4, Satz 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) gilt die 1 Prozent Pauschale für erworbene sowie für geleaste und gemietete Fahrzeuge. Kann der Fahrer nach einem Unglück oder wegen eines ärztlichen Fahrverbots den Dienstwagen nicht nutzen, entfällt dieser geldwerte Vorteil. Dies gilt immer für den kompletten Monat, für den das Fahrverbot ausgesprochen wurde. Auch ein zusätzlich Begünstigter, ein Angehöriger zum Beispiel, kann den Wagen dann nicht verwenden.

Das Finanzgericht Düsseldorf kam am 24.1.2017 zu dieser Entscheidung im Fall eines Beschäftigten, der einen Hirnschlag erlitten hatte. Dessen Arzt attestierte seinem Patienten eine Fahruntüchtigkeit für etwas mehr als 5 Monate. Erst als der Mitarbeiter seine Fahrtüchtigkeit in der örtlichen Fahrschule erneut nachwies, konnte er wieder den geldwerten Vorteil monatlich versteuern (Az. 10 K 1932/16 E).

E-Autos und doppelte Haushaltsführung

Mit einer Bonusregelung begünstigt der Gesetzgeber E- und Hybridfahrzeuge. Bei Firmenwagen mit diesen Antrieben gilt ein Bewertungsabschlag von ihrem Bruttolistenpreises, um die umweltfreundlichen Motoren zu fördern. Darf der Arbeitnehmer das Fahrzeug auch für seine Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte nutzen, erhöht sich das Einkommen ebenfalls um den so entstehenden geldwerten Vorteil.

Der pauschale Nutzungswert kann aber die als Betriebsausgaben abzugsfähigen Kosten übersteigen. Denn bei privaten Fahrten, auf dem Weg zwischen Betrieb und Wohnung, vielleicht sogar im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung kommen über das Jahr einige Kilometer zusammen. In derartigen Fällen gelten die vom Unternehmen abgezogenen Kosten als Obergrenze für den geldwerten Vorteil.

Oder ist doch ein Fahrtenbuch sinnvoller?

Für den Firmenwagen in Privatnutzung gibt es neben der 1 Prozent Regelung nach Paragraph 6, Abs. 1, Nr. 4 Satz 3 des EStG noch eine zweite Alternative für die steuerliche Behandlung des Zusatzeinkommens. Mit einem Fahrtenbuch dokumentiert der Mitarbeiter den Gebrauch des Dienstwagens, indem er mit Datum und genauer Uhrzeit jede Dienstfahrt dort einträgt. Selbstredend sammelt er alle zugehörigen Belege, damit er seine Angaben jederzeit beweisen kann. Den Sachbearbeiter versetzt er damit in die Lage, dass dieser die privaten Fahrten exakt von den dienstlichen unterscheiden kann. Denn er setzt die private Nutzungen ins Verhältnis zur Gesamtstrecke und überträgt das Ergebnis auf die gesamten Kosten des Autos.

Die Berechnung ist weniger bequem als die 1 Prozent Regelung. Sie lohnt sich aber besonders dann, wenn das Fahrzeug vor allem dienstlich unterwegs ist. Bei überwiegend privater Nutzung gelingt die Ermittlung des geldwerten Vorteils deutlich einfacher mit der 1 Prozent Regelung.

Leider kann es nicht jeder mit dem Sachbearbeiter und seiner algebraischen Geschicklichkeit aufnehmen, Die Rechenkünste der meisten Arbeitnehmer reichen nicht aus für derartig virtuose Berechnungen. Deshalb gibt es für die Nicht-Mathematiker unter uns sogenannte Firmenwagenrechner. Der Nutzer gibt einfach den Listenpreis des Fahrzeugs und die Entfernungskilometer ein, dann nennt das Programm den geldwerten Vorteil nach beiden Methoden.

Wann lohnt sich ein Firmenwagen?

Ob der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug oder doch einen Dienstwagen nutzen sollte, ist von den jeweiligen Vereinbarungen abhängig. Besonders die Regelungen über die Bedingungen sind entscheidend. Allerdings sind hierzu umfangreiche Berechnungen notwendig. Der Firmenwagenrechner unterstützt den Beschäftigten beim Vergleich der Kosten. Immer wieder spricht die Rechnung zunächst für das Firmenfahrzeug.

Besondere Bedingungen sind aber ebenfalls zu beachten. Der Arbeitgeber kann etwa Urlaubsfahrten ausschließen oder den Treibstoff nur anteilig bezahlen. Berücksichtigen Sie bei der Gegenüberstellung der Ausgaben aber ebenfalls, ob Sie vielleicht doch besser einen Gebrauchtwagen anschaffen, was die Ausgaben deutlich senkt. Andererseits bedeutet ein Firmenwagen auch weniger Stress, denn der Arbeitgeber kümmert sich um Wartung, Reparaturen und Wiederverkauf.

Fazit

Grundsätzlich profitiert der Arbeitnehmer zunächst von einem Dienstwagen, den er auch privat nutzen kann. Immerhin entfallen die Anschaffung eines eigenen Fahrzeugs sowie dessen weitere Kosten für Reparaturen, KFZ-Steuer und Versicherung. Bei der Einkommenssteuererklärung muss er aber beachten, dass für ihn ein geldwerter Vorteil entsteht.

Ob sich der Firmenwagen aber im Vergleich mit einem eigenen Fahrzeug wirklich lohnt, bedarf einer individuellen Analyse und eines genauen Kostenvergleichs. Teil der Entscheidung sind auch die Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber über Nutzungsrechte von Dritten und über die Benzinkosten.

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